RFP para un sistema de reservaciones en Shopify para una cadena de entretenimiento familiar

En un negocio de entretenimiento familiar con restaurante, la reservación es el primer contacto con la visita: la familia elige fecha, horario y lo que quiere incluir, y espera que todo esté listo cuando llegue. Un sistema de reservaciones toca la venta en línea, la operación de cada sucursal y la experiencia del cliente al mismo tiempo.

Una cadena de entretenimiento familiar y restaurantes necesitaba un sistema de reservaciones que operara sobre Shopify. Antes de pedir propuestas, había que resolver lo que suele fallar en este tipo de compras:

• Requisitos que viven en la cabeza de cada área. Mercadotecnia, operación y sistemas tienen expectativas distintas, y si no se escriben, cada proveedor las interpreta a su manera.

• Propuestas imposibles de comparar. Cuando cada proveedor describe un alcance diferente, la decisión termina basándose en el precio o en la mejor presentación.

• Integración subestimada. Un sistema de reservaciones sobre una plataforma de comercio tiene que convivir con ella: productos, pagos, clientes y notificaciones.

• Criterios que aparecen al final. Si los criterios para elegir se definen después de ver las propuestas, se acomodan a la favorita.

En 2024, AVILA® preparó la solicitud de propuestas (RFP, por sus siglas en inglés) para el sistema de reservaciones en Shopify. Un RFP es el documento con el que una empresa le dice a los proveedores qué necesita, cómo deben responder y cómo va a decidir. Bien hecho, convierte una compra de tecnología en una comparación justa.

Cómo arma AVILA® un RFP

• Contexto y alcance. Qué es la empresa, qué problema quiere resolver y qué queda dentro y fuera del proyecto, para que todos los proveedores partan del mismo punto.

• Requisitos. Lo que el sistema debe hacer y las condiciones en las que debe operar, escritos y priorizados, para distinguir lo indispensable de lo deseable.

• Integración con la plataforma. Cómo debe convivir la solución con la plataforma existente, en este caso Shopify, y qué se espera de cada parte.

• Formato de respuesta común. Las mismas secciones y las mismas preguntas para todos, de modo que las propuestas se comparen con el mismo alcance.

• Criterios de evaluación. Definidos antes de recibir propuestas: qué se va a calificar y cuánto pesa cada aspecto.

• Reglas del proceso. Calendario, forma de enviar preguntas y aclaraciones, y lo que debe incluir cada propuesta.

Un método imparcial

El valor de un RFP depende de quién lo escribe. AVILA® no se hace socio de los proveedores de las plataformas que evalúa, para que los requisitos y los criterios respondan a las necesidades del cliente y no a las de un fabricante. El mismo principio guía otros procesos de selección, como la selección de una plataforma de información de comercio exterior o la selección e implementación de ERP en manufactura.

Un RFP no elige al proveedor, pero sí define las reglas con las que se elige. Si su empresa está por contratar un sistema o una plataforma, vea la selección de ERP, CRM y MRP o hable con nosotros.