Servicios · Consultoría de negocios
Mapeo y reingeniería de procesos
Documentamos cómo trabaja hoy su organización, encontramos dónde se pierden tiempo, dinero o control, y rediseñamos los procesos antes de automatizarlos, de implementar SAP u otro ERP o de publicarlos en SharePoint.
El mapeo de procesos documenta paso a paso cómo una organización convierte una solicitud en un producto, un servicio o un cobro: quién hace qué, con qué información y en qué sistema. La reingeniería rediseña esos procesos para quitar retrabajos, demoras y controles que sobran. En AVILA®, en Monterrey, Nuevo León, hacemos este trabajo desde 2004 para empresas industriales y de servicios en México.
¿Por qué mapear los procesos?
Muchos de los problemas que se le atribuyen a un sistema empiezan en un proceso que nadie ha escrito. Mapearlos sirve para:
Preparar la implementación de un ERP. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics o cualquier otro ERP se configura sobre procesos. Si no están claros, el proyecto se alarga y el sistema termina copiando los vicios de hoy.
Automatizar con sentido. Antes de construir un sistema conviene saber qué pasos sobran. Automatizar un mal proceso solo lo hace fallar más rápido.
Reducir la dependencia de personas clave. Cuando el conocimiento vive en la cabeza de alguien, cada vacación o cada rotación es un riesgo para la operación.
Capacitar a quien llega con un manual vigente, en lugar de «aprender viendo».
Cumplir auditorías y normas de calidad que piden procesos documentados, controlados y con responsables.
¿Qué incluye?
Mapa de macroprocesos o cadena de valor: la vista de una página con los procesos estratégicos, los operativos y los de soporte.
Diagramas de cada proceso con notación estándar (BPMN o diagramas de flujo con carriles por área): entradas, salidas, puntos de decisión y sistemas que intervienen.
Fichas de proceso: objetivo, alcance, dueño, clientes internos, indicadores, riesgos, formatos y documentos relacionados.
Análisis del proceso actual: cuellos de botella, retrabajos, pasos sin valor, controles que faltan y capturas duplicadas.
Diseño del proceso futuro con las reglas de negocio que debe seguir y los cambios que implica para cada área.
Matriz de responsabilidades (RACI) por actividad: quién la hace, quién la aprueba, a quién se consulta y a quién se informa.
Publicación del manual de procesos en SharePoint u otro repositorio, con versiones, permisos y búsqueda.
¿Cómo trabajamos?
Inventario de procesos. Con la dirección armamos la lista de procesos y los priorizamos por impacto y por urgencia; por ejemplo, primero los que entrarán al ERP.
Levantamiento. Entrevistas y sesiones de trabajo con quienes hacen el proceso, no solo con sus jefes. Revisamos formatos, reportes y pantallas reales.
Modelado y validación. Dibujamos el proceso actual y lo validamos con el área. Ningún diagrama se da por bueno hasta que quien lo ejecuta lo reconoce como suyo.
Rediseño. Proponemos mejoras: eliminar pasos, cambiar el orden, mover autorizaciones, automatizar capturas y definir indicadores. Cada cambio se discute con el dueño del proceso.
Publicación y adopción. Publicamos el manual, capacitamos a quienes lo van a mantener y definimos cómo se solicitan y aprueban los cambios futuros.
De procesos a sistemas
El mapa de procesos es el mejor insumo para decidir qué tecnología necesita su organización. Con los procesos claros se puede evaluar si un producto del mercado los cubre, mediante una selección imparcial de ERP, CRM y MRP, o si conviene desarrollar software a la medida para los procesos que son únicos de su negocio. Cuando el proceso termina en una cotización, una autorización o un formato, muchas veces la solución es un cotizador o sistema interno pequeño y bien hecho. Y para que los procesos respondan a la estrategia, se ligan con los objetivos de su Balanced Scorecard.
Manual de procesos en SharePoint
Un manual en carpetas compartidas o impreso se desactualiza pronto y nadie sabe cuál es la versión buena. Publicarlo en SharePoint, dentro de Microsoft 365, permite tener una página por proceso con su diagrama, su ficha y sus formatos; controlar versiones y permisos; buscar por palabra clave; y saber quién aprobó cada cambio. Como empresa de tecnología, nos encargamos del contenido y también de la configuración del sitio. Si todavía no tiene las licencias adecuadas, vea licenciamiento Microsoft 365 y Copilot.
Experiencia que respalda el servicio
En la etapa 2004–2011 de nuestra Unidad de Consultoría de Negocios mapeamos la cadena de valor de una planta de manufactura antes de implementar SAP, para que el ERP se configurara sobre procesos acordados y no sobre costumbres. En 2024 mapeamos cerca de 70 procesos de una organización y los publicamos en SharePoint como un manual vivo, con su estructura de consulta. Conozca otros proyectos en casos.
Beneficios
- Procesos escritos, validados por quien los ejecuta y con un dueño responsable.
- Menos retrabajo, menos capturas duplicadas y menos autorizaciones que detienen la operación.
- Una implementación de ERP con menos riesgo, porque el sistema se configura sobre procesos acordados.
- Un manual vivo en SharePoint, con versiones, permisos y búsqueda.
- Capacitación más rápida de quien llega y menor dependencia de personas clave.
- Indicadores por proceso para comprobar si la mejora funcionó.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre mapeo de procesos y reingeniería?
El mapeo documenta cómo funciona hoy un proceso: pasos, responsables, sistemas y documentos. La reingeniería parte de ese mapa para rediseñarlo: quitar pasos sin valor, cambiar el orden, mover autorizaciones o automatizar. Se puede contratar solo el mapeo, por ejemplo para un manual o una auditoría, pero el mayor beneficio aparece cuando el mapa se usa para mejorar el proceso.
¿Qué notación usan para los diagramas?
Usamos BPMN, el estándar internacional para modelar procesos de negocio, o diagramas de flujo con carriles por área cuando el público es menos técnico. Lo importante es que quien ejecuta el proceso lo entienda a la primera. Los diagramas se entregan en un formato editable para que su equipo los pueda mantener sin depender de nosotros.
¿Conviene mapear los procesos antes de implementar SAP u otro ERP?
Sí. El ERP se configura sobre procesos: si llegan sin acordar, las decisiones se toman a la carrera durante la implementación y el sistema termina copiando los problemas de hoy. Con los procesos mapeados, el integrador recibe requerimientos claros, las áreas ya discutieron sus diferencias y las pruebas se hacen contra escenarios reales.
¿Cuánto tiempo toma mapear los procesos de una empresa?
Depende del número de procesos, de cuántas áreas participan y de la disponibilidad de su equipo para las entrevistas. Por eso empezamos con un inventario que prioriza los procesos y permite entregar por bloques: primero los críticos, después el resto. El calendario y los entregables quedan por escrito en la propuesta antes de empezar.
¿Quién debe participar del lado de nuestra organización?
Un patrocinador en la dirección que resuelva diferencias entre áreas, el dueño de cada proceso y las personas que lo ejecutan todos los días. Estas últimas son las que conocen las excepciones y los atajos reales. También conviene sumar a quien administra los sistemas, para identificar qué pasos ya están automatizados y cuáles no.
¿Por qué publicar el manual de procesos en SharePoint?
Porque convierte el manual en un sitio vivo: una página por proceso con su diagrama, su ficha y sus formatos, búsqueda por palabra clave, permisos por área e historial de versiones. Si su organización ya usa Microsoft 365, no requiere otra plataforma. Configuramos la estructura y dejamos a su equipo listo para mantenerla.
¿Pueden automatizar los procesos después de mapearlos?
Sí. Como empresa de tecnología, podemos llevar el proceso rediseñado a un sistema: configurar flujos en Microsoft 365, desarrollar un sistema interno o un cotizador a la medida, o integrar el ERP con otras plataformas. También le decimos cuándo no vale la pena automatizar un paso. Platíquenos su caso desde contacto.
Casos con este servicio
Siderurgia · 2006
Sistema de gestión de calidad en Java para una siderúrgica
Una siderúrgica reemplazó su plataforma en Lotus Notes por un sistema de gestión de calidad en Java, con más de 10 mil horas-hombre de desarrollo, 12 tipos de documento base y el organigrama sincronizado con SAP.
Manufactura · 2011
Mapeo de procesos de la cadena de valor antes de implementar SAP en una manufacturera
Una empresa de manufactura mapeó los procesos de su cadena de valor antes de implementar SAP, para llegar a la configuración del ERP con sus procesos claros y acordados.